Mon idée sera un excellent projet web #3 : Mon prestataire sera un héros

Dans le processus de développement de votre projet, la sélection de votre partenaire technique est une phase cruciale. Plus qu'une compétence technique, vous rechercherez d'abord une équipe de confiance à même de mener votre projet jusqu'au bout !

C'est fait ! vous avez maintenant un projet bien ficelé, un cahier des charges complet. Si ce n'est pas le cas, vous êtes invités à lire les deux premières étapes de cette suite d'articles :

• Mon idée sera un excellent projet web #1 : Définir son prototype
• Mon idée sera un excellent projet web #2 : Le cahier des charges
• Mon idée sera un excellent projet web #3 : Mon prestataire sera un héros

Maintenant, il est temps de préparer et de lancer votre consultation. Première étape, la sélection d'un panel de prestataires à consulter.

Définir la liste des prétendants

Pour un développement informatique, vous croiserez 3 types de prestataires :

Le Freelance qui est par nature une micro structure lui permettant d'être réactif et flexible. Avantageux pour des petits projets, cela deviendra problématique quand votre projet devra se pérenniser et grossir. Votre freelance se retrouvera incapable de faire face à une augmentation de capacité de développement (et vous aussi). De plus, si vous faites le choix d'un Freelance, vérifiez encore plus la qualité de ses développements car seul, un développeur ne bénéficie pas d'un environnement technique immédiat et doit donc compter que sur ses propres compétences.

La SSII est l'inverse du freelance. Ces grosses sociétés sont capables d'absorber une charge très importante. Idéales pour un projet en régie ou dans une période de forte croissance. Dans le choix de ce type de prestataire, attendez-vous toutefois à des coûts plus élevés et un inertie plus importante dans le processus de développement.

L'agence est une solution intermédiaire. Si cette taille de prestataire (en général 10 à 30 salariés) est une échelle plus humaine, la technicité demande à être vérifiée. En effet, le terme agence est très vague et couvre différents secteurs de l'agence marketing en passant par la réalisation de sites vitrines.

@ Dans votre sélection, il est intéressant de panacher entre ces différentes sociétés pour vous permettre d'avoir un choix exhaustif. Ne perdez en revanche pas de temps avec trop de prestataires consultés, vous passerez un temps fou dans la phase de décorticage avec le risque de bâcler un peu l'analyse des dossiers.

Avant de lancer votre consultation, prenez le temps de les contacter en amont pour vérifier que chacunes soient en capacité de vous répondre. Envoyez ensuite votre cahier des charges tout en organisant en parallèle un rendez-vous avec chacun des prestataires quelques jours après.

Cette rencontre physique est idéale pour connaitre le degré d'implication de votre interlocuteur dans votre projet, vérifier l'environnement de travail (qui est un indicateur important pour connaitre la taille et l'esprit de l'entreprise) et rebalayer les points importants de votre cahier des charges.

Un moment essentiel donc pour vous permettre en fin de consultation de recevoir des offres cohérentes et précises.

@ Rappel : Pensez à définir clairement les étapes de votre consultation dans votre cahier des charges, les échéances et les pièces à produire.

Analyse et décorticage

A la date butoir de réception des offres, vient le moment de l'analyse.

Prenez le temps de regarder le degré de personnalisation des offres proposées. Un prestataire qui indique des points qu'il ne pourra pas réaliser (par manque d'information ou par un degré de complexité trop élevé par exemple) montre une certaine cohérence et un professionnalisme dans son approche.

A l'inverse, un prestataire qui ne pose pas de questions est à surveiller (sauf si votre cahier des charges est parfait, ce qui est rare).

Vérifiez que chaque proposition réponde bien à votre problématique et si nécessaire, demandez des précisions, et pourquoi pas de la pro-action ?

@ D'une manière générale, vous souhaitez plus qu'un simple prestataire technique mais aussi une expertise, du conseil et de l'accompagnement. Vérifiez donc aussi que l'offre propose des préconisations ou tout au moins des avis techniques et méthodologiques.

Dans vos critères de choix, l'aspect humain prend une part importante dans votre décision (et c'est normal pour travailler en confiance) mais doit être pondéré par des critères tels que la qualité, le coût et les délais de l'offre proposée.

• Qualité :

Ce point est évidemment difficile à évaluer mais nécessaire à vérifier avant de choisir un prestataire. Pour cela, plusieurs moyens :

• Demandez des contacts joignables dans les références du prestataire pour avoir un feedback direct.
• Visitez les sites des références de votre prestataire pour vous faire une idée globale de la qualité des prestations réalisées.
• Prenez aussi un moment pour checker la qualité méthodologie et les outils techniques proposés.

@ Contre l'enfumage, préparez vos questions sur ces sujets que vous évoquerez en entretien.

• Coût :

Le prix d'un projet doit être normalement juste. En effet, si le prestataire est sérieux, son offre doit être équilibrée pour lui permettre de couvrir ses frais et réaliser une marge commerciale.

Une estimation trop faible n'est pas forcément gage de mauvaise qualité mais sûrement d'une mauvaise estimation du projet. Cette mauvaise appréciation pourra avoir des conséquences importantes par la suite dans le bon déroulement du projet et demande donc un certaine vigilance.

@ Dans tout les cas, si le prestataire est sérieux, la phase de négociation commerciale se situera entre 5 et 15% du projet global. Au delà, si votre prestataire accepte, c'est que le projet a été artificiellement gonflé.

Un projet peut nécessiter différents intervenants avec des coûts différents (chef de projet, développeur, lead dev...). Si un Freelance ne pourra pas faire apparaître ces écarts, une plus grosse entreprise vous identifiera les différents intervenants vous permettant plus de transparence.

En résumé, même si il est difficile de généraliser, ne prenez pas les offres très basses et très hautes mais plutôt les propositions médianes.

Enfin, si votre trésorerie est un peu légère pour l'ambition de votre projet, vous pouvez demander des arrangements sur les conditions de paiement ou encore proposer des parts dans votre société.

• Échéance :

Soyez réaliste et laissez-vous des sécurités. Un prestataire qui vous propose des délais un peu plus longs que votre estimation n'est pas problématique. Regardez surtout combien de développeurs travailleront sur votre projet pour vous permettre de pondérer leurs estimations.

@ Chez Wanadev, nous recommandons une équipe minimum de deux développeurs par projet.

Si vous êtes trop exigeant sur les délais, votre prestataire devra réaliser des raccourcis lors du développement avec pour conséquences, un code difficile à maintenir, plus instable et peu évolutif, menant souvent à une dette technique importante. Soyez donc pragmatique sur ce point surtout si la majorité des propositions reçues ne respectent pas vos recommandations.

J'ai choisi un excellent prestataire (je l'espère)

Il est temps de s'engager ;) !

Première étape, la signature. Vous pouvez soit simplement signer le devis (pour une protection minimale), soit demander un contrat de prestation avec en annexe le planning et le devis.

Au niveau des clauses, ne surchargez pas trop le contrat sous risque de devoir décaler le démarrage du projet et de devoir faire intervenir un avocat. Des modèles existants couvrent 90% des situations de sous-traitance.

Le projet commencera donc suite à la signature du devis/contrat et du versement de l’acompte. l'occasion pour vous de faire une réunion de cadrage, vérifier la bonne organisation du projet et contrôler que les points essentiels sont compris.

@ A cette étape, votre prestataire initialisera les développements en commençant par la structure du projet et surtout le modèle de données. Nous vous conseillons de planifier une réunion de cadrage dès le début pour bien vérifier la bonne compréhension du projet, remettre en avant vos priorités et les mécanismes vitales de votre projet. C'est le moment parfait pour discuter du suivi et de l'organisation entre vous et votre prestataire.

Nous évoquerons plus précisément cette partie dans le prochain article avec des repères concrets pour suivre les développements et garder la bonne distance pour communiquer avec votre prestataire.